Der Bürokram – meine digitale Ordnerstruktur

Seit Jahren achte ich darauf, alles was möglich ist, einzuscannen und digital aufzubewahren. Aber auch in der digitalen Ablage habe ich gerne Übersicht und sortiere daher auch dort immer mal wieder durch. Digitale Dateien nehmen zwar üblicherweise keinen Platz in der Wohnung weg, sondern maximal Platz auf der Festplatte des Computers, aber auch dort habe ich es gerne übersichtlich. Ich mag Suchen überhaupt nicht, horte auch im Digitalbereich nicht und konzentriere mich daher auch dort gerne auf das, was wirklich wichtig ist. Ein Ordnungssystem braucht es natürlich trotzdem. Ich wollte eins, was besser ist, als mein bisheriges System.

Die analogen Akten im Schrank

Durch das Einscannen erspare ich mir zunächst einmal die üblichen Akten- und Papierberge im Schrank. Die Ablage in gewöhnlicher Papierform hält sich durch das Digitalisieren sehr in Grenzen. Ich habe nur noch das, was unbedingt sein muss, also Zeugnisse, Verträge, etc.. Das ist schonmal sehr angenehm. Aktuell bewahre ich diese analogen Unterlagen in zwei DIN-A-4 Sammlern. In einem Sammler bewahre ich Steuerunterlagen und Sozialversicherungsnachweise, im anderen Sammler den Rest. Sortiert werden die einzelnen Bereiche einfach in einigen, alten Klarsichthüllen, die ich noch aus Studienzeiten in den 90ger-Jahren habe. Für aktuell zu erledigenden Dinge gibt es noch einen ebf. recht alten Schnellhefter aus der gleichen Zeit, den ich bei Bedarf verwende.

2 rote Aktensammler mit Unterlagen und Papieren, sowie ein Schnellhefter

 

Die digitalen Akten auf dem Computer

Eine besondere Archivierungssoftware habe ich nicht, auch wenn es hier, da und dort heißt, dass auch der Privatmensch so etwas unbedingt brauche. Ich verwende die ganz normale Dateiablage des Computers. Das Einscannen erledigen ich mit dem Smartphone, mit den vorhandenen Möglichkeiten des Gerätes ohne weitere, zusätzliche Apps. Ich habe ja nicht hunderte von Papieren, die ich ständig einscannen müsste. Das simple System funktioniert bei mir problemlos. Vieles, wie z.B. Rechnungen, kommen heute ja ohnehin schon oft per Email.

Das 7er-System mit maximal 3 Ordner-Hierarchien

Bei der Überlegung, wie ich meine digitalen Unterlagen sinnvoll aufbewahren kann, bin ich im Internet immer wieder auf das sog. 7er-System gestoßen: Nicht mehr als 7 Ordner, mit jeweils 7 Unterordnern, die widerum maximal je 7 Unterordner haben. (Beispielsweise hier, hier, hier oder hier nachzulesen ). Das klingt praktisch und übersichtlich. Also habe ich das mal ausprobiert.

Ich bin nochmal meine gesamten digitalen Unterlagen durchgegangen. Es hat dann tatsächlich auch ein wenig gedauert, bis ich das richtige System für mich gefunden habe. Aber es hat sich gelohnt und funktioniert tatsächlich: Ich benötige nicht einmal 7 Ordner. In der obersten Ebene sind es 5 Ordner mit jeweils 2 bis 5 Unterordner, die dann maximal 5 Unterordner haben. Aber diese Zahlen sind eher zufällig. Es sind ja ausschließlich meine persönlichen, rein privaten Daten. Da fällt logischerweise nicht so viel an.

Screenshot der Ordner auf dem PC.

 

Hilfreich: Ordner und Dateien ggf nummerieren

Ordner nummerieren ist wirklich hilfreich: Wie man oben auf dem Screenshot sieht, hat jeder oberste Ordner bei mir eine Zahl, einfach deshalb, damit es sich dann von alleine sortiert. Einzelne Dateien speichere ich überwiegend mit Datum ab. Das bewährt sich insbesondere bei Schriftverkehr oder auch Rechnungen. Die Rechnung der Waschmaschine heißt bei mir z.B.: „2018 05 Waschmaschine.“ Auf diese Weise sortieren sich die Dateien von alleine und ich sehe, wann ich diese Dinge gekauft habe. Bei anderen Dateien mache ich es ähnlich.

Screenshot von mit Datum versehenen Dateien

 

Digitale Ordnung – Kleinkram, der sich lohnt

Unter’m Strich hat es sich für mich gelohnt, nochmal all die Dateien durchzusehen. Das war natürlich schon einige Kleinkram-Arbeit. Bei mir passte diese aber zeitlich gerade gut. Ich bin durch PostCovid immer noch ausgeknockt, nicht fit. Daher habe ich unfreiwillig Zeit und das Sortieren konnte ich prima als Denk- und Konzentrationsübung nutzen. Regnerische Tage sind für sowas dann auch sehr passend. Nun habe ich es nochmal viel übersichtlicher, ich finde alles schneller und die ein oder andere Datei konnte bei der Gelegenheit gleich entsorgt werden.

 

 

30 thoughts on “Der Bürokram – meine digitale Ordnerstruktur

  1. Bei mir ist es völlig anders und zwar weiterhin komplett analog, bis auf Fotos. Ich kann mir gar nicht vorstellen, das zu ändern – schon mit dem Gedanken, dass dann für niemanden anderes irgendwas zu finden wäre. Ein paar gut sortierte und beschriftete Ordner finde ich auch für mich viel übersichtlicher, als Dateien. Ob Unterlagen zur Wohnung, zum Auto oder Befunde meiner vier Katzen, das brauche ich in der Hand. Alles in einem Schränkchen und mit einem Griff erreichbar. Das auch noch zu scannen (wozu mir auch die Technik fehlt) und irgendwo zu speichern und abzulegen, würde mich total überfordern. Spannend, wie unterschiedlich man mit Papieren umgehen kann.

    1. Das ist wirklich erstaunlich unterschiedlich. Aber wenn man selbst klar kommt und zufrieden ist, dann ist es ja eigentlich auch egal. Ich bin nur froh, dass ich nicht so viele Aktenordner im Schrank habe. Allerdings habe ich anderseits dann doch wieder einen gewöhnlichen Terminkalender aus Papier. Der funktioniert nämlich wirklich sehr viel einfacher, als die ganzen digitalen Kalendervarianten. Termine sind schneller notiert. Wenn ich gerade mit dem Smartphone telefoniere und will gleichzeitig im Smartphone einen Termin in den Kalender schreiben und vorher mal prüfen, ob es funktioniert: Zu kompliziert.

      1. Gabi, einen Kalender habe ich auch aus Papier – für meine Schichten und Termine. Und das Haushaltsbuch ist ebenfalls ganz schnöde nach Wochen und Monaten in einem A5-Heftchen mit kariertem Papier gestaltet. Keine Excel-Tabelle oder App, stattdessen Papier und Füller.

        1. Ok, da kann dir Datenschutz, irgendeine Cloud und der ganze digitale Zauber ja wunderbar egal sein. Ich bin ehrlicherweise einfach und banal rechenfaul. Ich lasse lieber von Excel rechnen, als das ich sowas mit dem Taschenrechner (oder dem Kopf) ausrechne. Und das, obwohl ich durchaus auch die Nachteile sehe: Man wird schon sehr bequem und vielleicht irgendwann auch denkfaul. Oha…

  2. Vermutlich wird es den Zugriff auf Dateien in Zukunft immer weniger geben, nur noch Zugriff über Anwendungen. Der Ablageort wird auch nicht mehr 1:1 erkennbar sein, da die Anwendung dir eine Struktur vorgaukelt, die auf irgendeinem Medium, z.b in der Cloud ganz anders abgelegt wird.
    Bei Android kann man das klar erkennen, alles über Apps.
    Microsoft macht das auch schon etwas aber es gibt immer noch den Dateiexplorer. Vermutlich wird zu Windows xx dann auch der versteckt und du musst über „Bilder“, „Dokumente“,“Musik“, „Videos“ etc. gehen.

    1. Abhängigkeit von Apps – ja, die Tendenz gibts. Für mich hat es was von Horrorkabinett. Gruselig. Über meine Daten und wo diese sich befinde, möchte ich schon selbst bestimmen. Hoffentlich führt es nicht dazu, dass ich am Ende wieder anfange, alles auszudrucken und analog im Aktenordner abzuheften.

      1. Der Link funktioniert nicht bzw. „Inhalt nicht verfügbar“. Hier ist der Link zu DHL, die auch die „Auszeichnung“ bekommen hat:
        https://bigbrotherawards.de/2023/deutsche-post-dhl
        Was ich mich immer öfter frage: Ist noch niemand dem Digitalzwang entgegengetreten? Musterklage o.ä.? Es werden doch viele Menschen der „schwächeren“ Bevölkerungsgruppe (Senioren o.ä.) vom öffentlichen Leben ausgeschlossen. Lt. statistischem Bundesamt sind 6% (3,4 Millionen) Menschen in Deutschland offline.
        „Selber schuld“ werden vielleicht die Rücksichtslosesten Mitbürger sagen. Aber vielleicht sollte man eine „Partei der Abgehängten“ gründen oder sich vor jedes Postamt kleben …

        1. Danke, ich habe den Link nochmal korrigiert.
          Mich stört der Digitalisierungszwang. Es gibt ja durchaus auch Menschen weit jenseits der 80, die wunderbar mit ihrem Smartphone umgehen können. Aber nicht jede/r kann es oder will es.
          Und es können ja auch so banale Dinge passieren, dass nun ausgerechnet vor der Packstation das Smartphone seinen Geist aufgibt. Also kommt man nicht ans Paket ran. Binnen 7 Tagen wird das Paket zurück geschickt. Ist man mit dem digitalen ÖPNV-Ticket zur Packstation gefahren, muss man dann nochmal ein zusätzliches Papierticket kaufen (wenn denn der Automat funktioniert), da ja das Smartphone kaputt ist. Wie schräg ist denn sowas?
          Mir ist es am liebsten, wenn ich die Wahl habe: digital oder analog.

          1. Wenn dir jemand das Smartphone klaut oder es ins Wasser fällt geht bald gar nichts mehr. Wird immer schlimmer.

          2. Das runtergefallene, kaputte oder gestohlene Smartphone scheint es schon öfter zu geben.
            Mir war ja ein Smartphone ins Wasser gefallen 😮

          3. Ein guter Hinweis! Ich würde mich da auch nicht nur auf das Smartphone verlassen. Eine externe Festplatte, ein USB-Stick zusätzlich… 🙂

  3. Ich mag es auf einen Blick ohne Unterordner. Habe deshalb höchstens 10 Dateien in Großbuchstaben. Alles in Kleinbuchstaben sortiere ich immer wieder aus. Wichtig sind aussagekräftige Dateinamen. Da nicht rumschludern. Musste ich erst lernen.

    1. Das ist ja wirklich eine ganz ungewöhnliche Idee, aber in der Tat kann man da vermutlich wirklich alles sehr schnell auf einen Blick sehen. Ich überlege gerade, ob die Art von Ordnungssystem auch etwas damit zutun hat, wie man selbst so „getaktet“ ist. Es gibt ja beim Lernen z.B. auditive und visuelle Typen. Ok, auditiver Typ beim Ordnen und Finden, gibts vermutlich nicht (außer bei Sehbehinderungen, wo man sich was vorlesen lässt), aber vielleicht Menschen, die stark visuell orientiert sind und entsprechend sortieren: Anzahl der Dateien, Schreibweise, farbige Ordner, bei meinem Computer kann man Dateien mit sog. farbigen Tags markieren, etc..
      Ich bin eigentlich auch visuell orientiert, aber brauche keine Farben und die Anzahl der Dateien ist mir egal. Hauptsache eine Liste mit System. Unterschiedliche Farbmarkierungen würden mich kirre machen.
      Es gibt ja auch sonst in der Wohnung unterschiedliche Ordnungstypen – die, die z.B. in der Küche gerne alle Dinge sehen und die, die gerne alles im Schrank verstaut haben. Warum sollte es sowas nicht auch bei der digitalen Ordnung geben? Interessant!

      1. Mit „LL“ verbinde ich z. B. später nicht mehr „LEBENSLAUF“. „Rot, weil PDF,“ denke ich. Andere finden Dateien vielleicht schneller, wenn sie numeriert sind. Ihr könnt es ja mal testen. Farblich sortieren wäre natürlich auch schön. Gelb=Sonne. Hat nichts mit Bewerbungen schreiben zu tun.

        1. Das man unbedingt Dateien abkürzen muss, das war ja auch zu Zeiten von DOS und Windows 3.11. Das ist ja jetzt echt ein paar Tage her und nicht mehr nötig.

  4. Hallo Gabi,
    das mit dem 7er System kannte ich noch nicht.
    Ich grübele gerade: Meine Rezeptesammlung hat 46 Unterordner. Hiiilfe! Beim Zählen ist mir aufgefallen, dass ich doch einiges zusammenfassen oder löschen könnte…
    Liebe Grüße, Sibylle

    1. Naja, also 7 Hauptordner mit jeweils 7 Unterordnern und in jedem Unterordner nochmal 7 Ordner, da ist man dann bei 343 Ordnern. Das ist ja nicht wenig, es ist dann nur anders organisiert. Und nebenbei: So ganz eng muss man es ja auch nicht sehen. Ich finde solche Systeme grundsätzlich klasse, weil sie Übersicht bieten, aber mache dann nicht selten gerne doch noch irgendwas anders. Sonst wäre es mir auch zu langweilig 😉

  5. Ich habe ebenfalls digitale Ordner, führe aber auch die Papierordner weiter. Ich muss einfach auch mal mehrere Dokumente nebeneinander legen und vergleichen können. Klar kann man am Rechner mehrere Seiten in verschiedenen Fenstern öffnen. Nebeneinander gestellt wird es jedoch schnell zu klein. Für die Ablage der zurückliegenden Jahre ist dein digitales System aber ideal. Ich werde meine Ordner noch einmal durchsehen. Vielleicht kann ich doch noch ein wenig Papier ausmisten.

    1. Ich nutze die digitalen Ordner tatsächlich hauptsächlich für die Ablage. Es gibt wenig, wo ich aktiv mit beschäftigt bin. Das meiste liegt tatsächlich vorrangig nur auf dem Computer herum. Da muss ich selten dran. Beruflich habe ich das auch oft, dass ich die Sachen auch nochmal vor mich in Papierform auf dem Tisch liegen habe. Irgendwelche Fehler in Berichten finde ich da seltsamerweise immer viel schneller.

  6. Moin Gabi,
    so Ordnerstrukturen sind das A und O auf dem Rechner finde ich. Ohne eine vernünftig durchdachte Struktur, findet man ja nix wieder.
    Bei mir gibt es für alles auf dem Rechner Ordner und dementsprechende Struktur. Ganz besonders wichtig war bei mir auch die Struktur in meine Bikderarchiv, dass hab ich von Anfang an angelegt und seitdem immer so fortgeführt. So finde ich jederzeit alles wieder, wenn ich ein bestimmtes Bikd aus einem Jahr brauche.
    Sogar bei meinen Lesezeichen/Bookmarks habe ich Ordner, so spare ich mir daselendig lange scrollen.
    Guter Beitrag.
    Liebe Grüße!

    1. meinem Bilderarchiv sollte das heißen /o\
      das Wort Bild tippen am Tablett, da schleicht sich immer das k da rein *rollt Augen*
      orrr…

    2. Da du viel fotografierst, ist ein vernünftiges Archivierungssystem für die Fotos ja besonders wichtig. Meine Lesezeichen/Bookmarks habe ich neulich mal versehentlich gelöscht. Sowas blödes. Naja, jetzt sind sie weg, was solls. Muss ich im Bedarfsfall halt neu suchen. Auch egal.

  7. Hallo Gaby,
    hast du irgendein Sicherungssystem für Deine Dateien? Wäre ziemlich unschön, wenn durch einen Festplattenschaden alle Dokumente verschwinden würden.

    1. Ich habe mir vor längerer Zeit eine externe Festplatte gegönnt. Zusätzlich habe ich einen USB-Stick. Bei den USB-Sticks bin ich allerdings sehr vorsichtig, die haben mir auch schon Daten zerdeppert.
      Das Speichern in einer Cloud (ich hatte mal europäische Anbieter) scheitert bei mir unterm Strich leider doch immer wieder an meiner zu kleinen Internetleitung. Nur wegen der Cloudlösung mehr Geld für Internet bezahlen, lohnt sich bei mir nicht. Dann habe ich im Zweifelsfall halt Pech gehabt. So wild ist das auch nicht. Ich hatte mal USB-Sticks, die haben mir wirklich einen Großteil der archivierten Daten zerdeppert. Ich habe es dann auch überlebt. Alles nicht so wild. Am wichtigsten sind ja sowas wie die ganzen Passwörter. Damit lässt sich alles andere notfalls auch wieder rekonstruieren. Von den wichtigsten Sachen gibts ja auch die analogen Varianten auf Papier.

  8. Das neue Layout von deinem Blog gefällt mir gut, Gaby.
    Jetzt kann ich direkt zu den Kommentaren gehen ohne mühsam bis zum Ende des (schon gelesenen) Postings zu scrollen. Sieht auch viel übersichtlicher aus. Gut gemacht!!!

  9. Liebe Gabi,
    Ich bin sehr begeistert von deiner Büroordnung. Gerne würde ich das auch so machen, aber ich schrecke im Moment noch vor der ganzen Arbeit zurück. Habe zwar schon viel sortiert und eigentlich nur noch wenig Papierkram, aber wenn ich was brauche, muß ich tatsächlich noch manchmal suchen. Sehr gut gefällt mir deine Computerablage. Da werde ich mich auch mal mit beschäftigen. Wäre wirklich was für Regen- und Schlechtwettertage.
    Vielen Dank für die Anregungen und liebe Grüße.

    1. Solche Bereiche lassen sich ja auch gut Schritt für Schritt organisieren. Ich habe schon vor relativ langer Zeit angefangen, viele Dateien systematischer umzubenennen. Das habe ich auch nach und nach gemacht, also ein Ordner nach dem anderen. Die Umsortierung mittels der oben beschriebenen Ordnerstruktur war genau genommen nur der letzte Schritt – aber sehr effektiv. Der Aufwand hat sich gelohnt.

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