Der Papierkram und ungenutzte Dinge

Posted on by Gabi

Wozu habe ich einen Locher?

Es gibt Dinge, die habe ich schon jahre- bzw. jahrzehntelang. Beispielsweise diesen Locher:

Irgendwann vor ewigen Zeiten war mal der quietsch-orangene Locher aus den 70er-Jahren hin und ich hatte mir diesen Locher gekauft, bei dem man sogar die Papiergröße einstellen kann. Tja und seither habe ich diesen blauen Locher – jetzt auch schon ewige Zeiten. Erst gestern fiel mir dann auf, dass es definitiv überhaupt kein einziges Papier gibt, welches ich damit überhaupt lochen könnte. Dies aus einem einfachen Grund:

Keine Aktenordner mehr

Ich reduziere ja ohnehin gerne Papierkram. Es gibt da nur wenig, was ich wirklich aufbewahre. Papierkram ist so unübersichtlich, man sortiert stundenlang, sieht aber anschließend kaum einen Effekt – es ist dann immer noch ein Stapel Papier. Ich mag das nicht. Irgendwann hatte ich dann noch zwei Aktenordner. Hier ein Foto und der Stand von Oktober 2018:

Leider gehen auch solche Aktenordner irgendwann kaputt. Meistens die Metallscharniere. So war es auch bei den noch vorhandenen Ordnern. Ganz voll waren diese ohnehin nicht. Schon lange scanne ich konsequent alles möglichst ein, was sozusagen „nicht niet- und nagelfest ist.“  Nur die allernötigsten Unterlagen wie Zeugnisse, Mietvertrag und was man eben so ganz zwingend im Original braucht, habe ich überhaupt auf Papier. Das reduziert auch die Notwendigkeit solcher Aktenordner. Einen Scanner habe ich nicht, das Smartphone erledigt das heutzutage prima.

Inwischen habe ich nur noch drei DIN-A-4-Sammelmappen mit einigen uralten Klarsichtfolien. In einer Sammelmappe befindet sich nur Schreibpapier und ein paar größere Briefumschläge, eine Mappe habe ich für den Steuerkram und eine Mappe für den Rest. Als Privatmensch (ohne eigenes Unternehmen) reicht mir das aus. Die Unterlagen, die ich wirklich noch als normales Papier benötige, stecke ich einfach in diese Klarsichtfolien, die widerum in die Sammelmappe – fertig. Wozu brauche ich da überhaupt einen Locher? Genau genommen gar nicht. Der Locher ist schon lange nicht mehr verwendet worden. Ich werde ihn daher verschenken.

 

Wie ich den Papierkram reduziert habe

  • Schauen, welche Unterlagen ich überhaupt wirklich noch auf dem Originalpapier benötige. Hier ein paar Infos zu Aufbewahrungsfristen: Test.de: Aufbewahrungsfristen – welche Unterlagen Sie nicht wegwerfen sollten. Interessant hierbei, wie häufig da steht: „Kopie reicht aus“ – Kopie können auch digitale Kopien sein, die kann man ja im Zweifel wieder neu ausdrucken.
  • Bedienungsanleitungen suche ich bei neuen Geräten immer im Internet. Meistens gibt es die als PDF-Datei. Das reicht. Die Berge von Bedienungsanleitungen aus Papier in allen möglichen Sprachen und allen möglichen Formaten (besonders nervig!) kommen ins Altpapier.
  • Nicht nur Versicherungsunterlagen, sondern auch Rechnungen kommen heute sehr häufig ohnehin in digitaler Form. Rechnungen speichere ich ab und nutze dafür einen speziellen Dateinamen nach dem Muster JAHR-MONAT-PRODUKT. Also sehe ich direkt wann ich ein Ding gekauft habe und um was es sich handelt. Ist die Garantie bzw. Gewährleistung abgelaufen, schaue ich auch direkt, ob nicht auch die Digitalvariante entsorgt werden kann. Spätestens dann fliegt auch der im Keller aufbewahrte Originalkarton raus. Rechnungen in Papierform überprüfe ich sehr regelmäßig danach, ob und wann sie weg können. War es ein teureres Teil, scanne ich die Rechnungen in der Regel ohnehin nochmal ein.
  • Man muss nicht jeden Gehaltsnachweis aufheben. Meinen ersten Gehaltszettel erhielt ich Sommer 1978. Das ist also 43 Jahre her. Wenn ich da alle Gehaltszettel verwahrt hätte … lieber Himmel. Allein das würde endlose Aktenordner füllen. Nein danke! Wichtiger (als Angestellte in Deutschl.): Sozialversicherungsnachweise, ggf. Kontoklärung bei der Rentenversicherung vornehmen. Ab und an kommt eine Rentenauskunft bzw. Renteninformation von der Rentenversicherung (nicht zu verwechseln mit Rentenbescheid!), da steht auch nochmal drin, wann und wieviel eingezahlt wurde. Im Steuerbescheid steht auch nochmal etliches drin und nebenbei: Auch so eine Rentenauskunft scanne ich ein und verwahre sie nicht in Papierform. Dann reichen die Gehaltszettel vom letzten Jahr bzw. den letzten 12 Monaten locker aus – auch diese lassen sich einscannen und im Bedarfsfall wieder ausdrucken.

 

Die Menge der Dinge

Die genaue Menge der Dinge ist mir genau genommen komplett egal. Ob da nun ein Locher ist oder nicht – der nimmt ja nicht viel Platz weg. Entscheidender ist: Nutze ich dieses Ding überhaupt? Gibt es dafür einen Verwendungszweck? In meinem Fall lautet die Antwort: Nein. Ich habe einfach nichts, was gelocht und abgeheftet wird.

Stattdessen habe ich seit längerem eine mobile externe SSD-Festplatte, auf der ich regelmäßige Backups meiner digitalen Daten mache. Diese SSD-Platten scheinen auch nicht mehr so empfindlich zu sein, wie die früheren externen HDD-Festplatten. Solche Festplatten hatte ich früher nicht, also: Ein Ding (Locher) kommt weg, aber es ist ja auch ein Ding (Festplatte) mehr. Und diese Festplatte ist genau genommen das viel aufwändigere Teil. Eigentlich passen meine Digitaldaten auch bequem auf einen USB-Stick. Allerdings sind mir die USB-Sticks nun schon des öfteren kaputt gegangen und ein Teil meiner Daten war weg – und das, obwohl ich gleich auf zwei ganz unterschiedlichen Sticks gespeichert hatte.

Letztlich ist es auch eine Geschmacksfrage, ob man nun einige Unterlagen digital oder in Papierform hat. Ob die vorhandenen Papiere dann in einem Aktenordner oder Sammler sind, ist ebf. genau genommen egal. Ich hatte nur einfach keine Lust mehr, auf die klappriger gewordenen Schließmechanismen dieser Aktenordner. Und so ganz pedantisch genau sortiert brauche ich meinen privaten Papierkrams auch nicht. Wenn ich grob weiß, wo was ist, reicht mir das. Ist ja nicht so viel 😉

Entscheidender ist mir: Wenn ich Dinge habe, die ich definitiv überhaupt nicht benötige, können diese Dinge auch weg. Der Locher ist so ein Ding. Er lag ohne jede Funktion in der Schublade.

 

53 thoughts on “Der Papierkram und ungenutzte Dinge”

  1. Immer wenn über eine Sache Gras gewachsen ist, kommt ein Kamel und frisst es wieder ab!
    Drüber gewachsenes Gras = die Dinge, die mensch erledigt glaubte. Kamel = die Behörde oder Institution, die Dich nach gefühlten 100 Jahren nach z. B. Nachweisen aus den 1950ern fragt.

  2. Locher und Tacker belasten mich gar nicht. Es sind nur zwei kleine Gegenstände, die nichts von mir wollen und die ich auch zwei oder drei Jahre ungenutzt in einer Schublade verstauen könnte, ohne dass es mich belasten würde. Was mich belastet, ist der Papier- und Verwaltungskram, die Arbeitgeber, Versicherungen, Behörden und sonstige Stellen verursachen. Dabei ist es für mich völlig egal, ob ich das Zeug analog oder digital erledigen und speichern muss. Diese Verwaltungsaufgaben würde ich gerne minimalisieren, aber dafür habe ich noch keine Lösung.

    1. Oh, das kann ich gut nachvollziehen. Dieses Papierzeugs nervt, ich kann dem auch nichts Schönes abgewinnen. Ein wenig hilfreich finde ich die Unterscheidung, was ohnehin nur „Archiv“ ist, also nur gelagert wird (wie die Sozialversicherungsnachweise, etc.) und was noch etwas aktueller ist und man ggf. mal dran muss (z.B. Versicherungen) und was man nur eine gewisse Zeit aufbewahren muss und danach entsorgen kann. – Ist mag es aber trotzdem nicht.

  3. Lustig wird es auch wenn mit Mitte 80 der Partner stirbt und man Witwen Rente beantragt. Dann finde mal Gehaltsnachweise aus den 1950ern die plötzlich angefragt werden.
    Da hebe ich lieber zwei Kartons auf.

    Sonst scanne ich auch viel rechtssicher zzgl. 3-2-1-Backup-Regel.

    Die Antragsfristen mit 48h finde ich für Angehörige gerade in Akutsituation zzgl. Stress-Belastung auch spannend zu absolvieren trotz Vorbereitung und vorbereiteter Schreiben, Kontaktdaten etc. vorab. Eine optimale Lösung habe ich gefühlt noch nicht, aber arbeite drauf hin.

    1. Gehaltsnachweise aus denn 1950er-Jahren, ach herrje und in einer solchen Situation dann sowas zusammen suchen, ist schon ein ziemlicher Hammer.
      Die 3-2-1-Backup-Regel kannte ich noch nicht – wieder was gelernt: 2 verschiedene Medien, 1 x externes Backup. Habe ich so nicht, ebenso wenig wie ein sog. rechtssicheres Scannen, ich bin aber auch keine Firma. Allerdings habe ich den schriftlichen Nachweis, dass das Versicherungskonto keine Lücken aufweist. Mit neuem Personalausweis, Smartphone mit NFC und Ausweis-App kann man sich inzwischen selbst dort einloggen und solche Nachweise etc. bequem runter laden.

        1. Tja, aber von dem Beispiel ausgehend: Bei mir würde es brennen und bei der Freundin die Wohnung dann wegen Unwetter geflutet, was dann…?

          Aber zugegeben: Früher – zu „Analogzeiten“ war es schon schwieriger. Wären da einige Unterlagen weg gewesen (wie z.B. Zeugnisse), wäre es noch viel umständlicher gewesen, diese alle wieder neu zu organisieren. Da gab es nicht mal Kopierer für ein „Papier-Backup“ – höchstens Durchschläge für die Schreibmaschine und in den Schulen diese unseeligen Matritzen.

          1. Wir werden das mal angehen. Ich denke, die Gefahr, dass zeitgleich Unterlagen vernichtet werden, ist doch sehr gering. Werde bei meiner Tochter einen Umschlag mit den wichtigsten Dingen in Kopie auslagern und sie bei mir. Spart im Notfall eine Menge Arbeit.

      2. Hallo Gabi, irgendwo habe ich kürzlich einen Beitrag gelesen, dass eine Kontenklärung nicht ausreicht. Die wollen dann angeblich die Dokumente trotzdem noch einmal sehen, wenn die Rente beantragt wird.

        Ich habe für meinen Mann 2014 die EU Rente und dann danach für mich die Witwenrente beantragt. Mein Mann war schwer krank und nicht mehr fähig dazu.
        Er hatte noch keine Kontenklärung und ich musste alles, wirklich alles, auch die Auflistung der 365 Firmen (übertrieben) in denen er gearbeitet hat von Vertragsbeginn bis Ende auflisten. Und das waren 33 Arbeitsjahre.
        Gott sei Dank hat er alles aufgehoben, aber ich musste tagelang recherchieren, dabei hatte gerade andere Sorgen und eigentlich gar keinen Kopf dafür.
        Aber da fragt ja keiner nach.
        Ich hebe das vorsichtshalber alles auf, wer weiß, ob sie das auch noch mal anfragen, wenn ich meine Altersrente mal beziehe.
        Ansonsten bin ich gerade umgezogen, von einem großen Eigenheim mit Garten (verkauft) in eine 76qm Mietwohnung.
        Ich habe 3/4 meiner Sachen entsorgt. Die Wohnung ist schön groß, klar strukturiert, minimalistisch eingerichtet und dekoriert und ich fühle mich pudelwohl. Mit meinen 55 Jahren brauche ich mich um (fast) nichts mehr kümmern und kann als Rentnerin wohl die nächsten Jahre sorgenfrei leben
        (solange es keinen Bankencrash gibt)

        Lieber Gruß, Susanne aus Buxtehude

        1. Hallo Susanne,
          erstmal einen guten Start in der neuen Wohnung! 3/4 aller Dinge entsorgt – das ist ja wirklich ein Kraftakt.
          Probleme bzgl. Rente tauchen offensichtlich oft auf, sobald es um die sog. EU oder EM-Rente (Erwerbsminderung geht). Ich bin 60 Jahre, arbeite nur noch Teilzeit und hoffe mal, ich brauche die EU-Rente nicht mehr. Ich bin aber auch im VDK und könnte mich dort entsprechend auch beraten und unterstützen lassen. Ich hoffe, es wird nicht nötig.

  4. Liebe Gabi,
    danke für deinen wunderbaren Artikel, der mich mal wieder erinnert hat, hier noch mal tätig zu werden. Seit Jahren will ich die Scanfunktion des Druckers einstellen und nun endlich ist es passiert 😁. Einen Ordner konnte ich bereits bearbeiten und weggeben. Für morgen habe ich mir verordnet, die Notfallmappe durchzugehen. Angesichts der Hochwasserkatastrophe um uns herum, unbedingt erforderlich. Deinen Link zu dem Test Artikel finde ich sehr hilfreich.
    Ich hoffe es geht euch allen gut und ihr sitzt trocken und wohlbehalten in eurem zuhause.
    LG Monika

    1. Hallo Monika, das schwierigste ist wirklich einen Anfang hinzubekommen. Kenne ich auch – einscannen aller Sozialversicherungsnachweise von 1978 bis heute hat bei mir am letzten Wochenende gerade mal eine halbe Stunde gedauert. Ich dachte, das würde ein Tagesprojekt.
      Bei mir ist alles trocken geblieben, zum Glück. Diese Hochwasserkatastrophe hat aber auch mir noch mal deutlich gemacht, wie relativ das alles ist mit den eigenen Besitztümern und wie gut, wenn man bereits einen halbwegs entrümpelten Keller hat.

  5. O ja, Papier hält… Nicht mur auf, sondern auch lang. Während meiner nomadischen Jahre brauchte ich mich damit nicht auseinandersetzen. Alle Post wurde meinen Eltern zugestellt, sie informierten mich dann darüber. Aber auch, wenn ich die Papierunterlagen nicht bei mir trage, existieren sie ja trotzdem!

    Eine Zeit lang führte ich auch nur einen Ordner. Der platzte dann aber aus allen Nähten, sodass ich mich doch für mehrere entschied. Die gehe ich aber auch regelmäßig durch und sortiere rigoros aus, was weg kann.

    Eine Mappe mit den wirklich essentiellen Dokumenten bewahre ich separat auf, um sie in Notfällen schnell griffbereit zu haben. Sonst erfreue ich mich sehr an digitalen Dokumenten. Mein israelischer Partner bekommt regelmäßig die Krise ob all der Dokumente, die in Deutschland noch postalisch verschickt werden.

    Aber auch digital braucht es Struktur und den Willen zum Loslassen, damit keine Unordnung entsteht.

    Lieber Gruß
    Philipp

    1. Irgendeine Stelle erstellt ein Dokument am PC (immerhin keine Schreibmaschine!), druckt das Papier aus, schickt es per Post. Wir erhalten das Dokument – und wenn wir halbwegs fit sind – scannen wir es wieder ein. Dass dein Partner da die Krise bekommt, kein Wunder. Die Papierindustrie freut sich, die Bäume nicht. Wobei dieser Blick von außen, was und wie wir hier etwas regeln finde ich immer wunderbar.

  6. Hallo liebe Gabi,
    mit „meinem“ Minimalismus in meiner Wohnung bin ich, auch dank einiger Tipps von dir, inzwischen ganz zufrieden. Aber der Papierkram? Hier komme ich nicht weiter. Bei Dingen die ich gern habe, wie Bücher und auch Kleidung, konnte ich mich leichter oder sogar leicht trennen bis zu einem für mich angenehmes Maß.
    Ich mache mich natürlich immer wieder darüber und reduziere, aber meistens weniger als tatsächlich in den Wochen davor nachgekommen ist. Wenigstens habe ich in den letzten Jahren ein System reingebracht in die Ablage. Auch ein System, wie man noch zu erledigende Arbeiten /Schriftstücke wiederfindet, von dem ich überzeugt bin , aber ich halte mich nie lange daran und sofort herrscht wieder Chaos auf meinem Schreibtisch…… Die Ordner werden voller und mehr. Ich muss dazusagen , dass ich selbständig bin und meine Büro in der Wohnung ist. Allerdings ist es nicht nur der berufliche Papierkram, den ich nicht bewältige und immer mehr wird. Ich habe zwar nur einen Locher, aber wenn ich einen Tipp bekommen könnte wie ich den Papierkram reduzieren könnte, würde ich mir auch fünf Locher auf den Schreibtisch stellen :-), wenn es helfen würde….

    1. Oh je, lieber 5 Locher…
      Aber ich verstehe, was du meinst. Das Problem: Bei Selbständigkeit bin ich auch nicht so bewandert. Ich hatte nur zwischendrin mal wegen meiner Bücher mal eine nebenberufliche Autorentätigkeit. Die habe ich danach wieder abgemeldet.

      Wie du schreibst, hast du ein System reingebracht, was aber nicht dauerhaft hält. Dazu fallen mir folgende Möglichkeiten ein:

      1. Das System nochmal überdenken – ist es noch zu kompliziert? Kann man es vereinfachen?
      2. Zeitplanung: Täglich z.B. 10 Minuten fürs Aufräumen verwenden. Ich finde das vor Feierabend als Übergang ins Privatleben ideal. Gut auch als bewusste Übung in Alltags-Achtsamkeit: Wie möchte ich meinen Arbeitsplatz am nächsten Tag wieder vorfinden?
      3. Wegräumen – nicht aufräumen
      4. Alles digitalisieren, was möglich ist.
      5. Alles nicht relevante (abgeschlossenes Geschäftsjahre, die nur noch 10 Jahre wg. Aufbewahrungsfrist da sind) auslagern – Dachboden, Keller.

      1. Danke für die Tipps.
        Ich denke dein Punkt zwei ist mein Problem, den ich nicht im Griff habe:
        1. ich schiebe klar die Sachen auf
        2. die Schreibarbeit/Büroarbeit ist NICHT mein Beruf, dies ist nur die Vorbereitung und Nachbearbeitung
        3. ich bin nicht jeden Tag zuhause, bin oft über Nacht weg
        4. nach der Arbeit bin ich auch nicht sofort wieder zuhause ( oft koche ich bei meinem Vater oder mache ich noch Sport )

        Aber trotzdem Punkt eins ist eher das Problem 🙂
        Beruflich fällt auch nicht so viel an, bzw. das mache ich dann doch einigermaßen zeitnah und hier hat mir ein Video auf Youtube geholfen , das sich Büro Kaizen nennt
        Link: https://www.youtube.com/watch?v=iK5gvuRABUg&t=234s
        weiß nicht ob ich das hier verlinken darf?
        Die Videos von Selim kenne ich tatsächlich und schaue sie gern – sind auch immer wieder eine Motivation
        Bis bald

        1. Wenn der Papierkram nicht der Beruf, sondern einfach nur lästige Notwendigkeit ist – Willkommen im Club 😉 In dem Video ging es klar um Inhalte, dann noch ab der richtigen Minute – daher ok. Die gezeigte Idee wirkt wirklich einfach. Wobei ich bei mir bemerke, dass mir das schon wieder zuviel Aufwand wäre mit dieser Mappe. Aber das hat weniger mit der Mappe und mehr mit mir zutun. Man könnte natürlich schauen, ob es heute digitaler geht.

          1. Die Mappe hatte ich bereits, aber habe sie wie gedacht genutzt ( 31 Tage/ 12 Monate). Dadurch dass ich gar nicht so viele Projekte etc. hatte, habe ich einfach vergessen reinzuschauen ;-). Die Inhaltsangabe und die Verknüpfung im Kalender ist wirklich nützlich.
            Inzwischen nutzte ich nur die Tage für berufliche Dinge und die Monate für privates.
            Vermutlich habe ich mehr privaten Schriftkram, da ich selbständig bin. Das meiste davon hat mit meiner Altersvorsorge zu tun. Obwohl ich in jungen Jahren hier durchaus was getan habe, habe ich in den 40 ern festgestellt, dass ich durchaus Fehler gemacht und aufs falsche Versicheruns-Pferd gesetzt habe. Bin halt kein Finanzexperte und will es auch nicht werden…..

    1. Oh je… Aber jedes Papier weniger ist ja auch ein Stück Befreiung. Aber vorerst weiter schönen Urlaub, so ganz ohne Büroschrank.

  8. Tolles Thema – Gratulation. Jeder hat ein persönliches System, vieles wurde aufgezeigt.Nun hab ich noch einen speziellen Floh. Habe vor ca. 10 Jahren KULTUR-ORDNER angelegt, mit Locher und darin alle speziellen Jahreserlebnisse abgelegt, so wie eine Kultur- oder Lebensablage. Weit nicht nur Kultur, also Besuche in Museen, Kunsthäusern, Ausstellungen, Zoo, Vernissagen, Kino, Musical, Theater, Firmenanlässe, Tickets von Schiffsfahrten(Bodensee), … auch Todesanzeigen, Dankesschreiben, Hochzeiten, Geburtsanzeigen, Katzengeburten, Geburtstagsfeste, Hausaufrichtfeste (als Architekt), Klassenzusammenkünfte, Treffen mit alten Freunden und Bekannten, Wanderungen, Tagesausflüge in der Nähe, etc.
    So zeigt sich mit den Jahren in zwei Ordnern eine Lebensgeschichte in Kurzform. Dazu braucht es nur einen kleinen Anstoss, ein Ticket, ein Liporello … und alle Eindrücke sind wieder „wach“. Schöne Momente – ohne Nachtrauern – doch zum Reflektieren.
    Herzliche Grüsse aus dem Appenzellerland.

    1. Also das wäre zwar nichts für mich, aber die Idee ist ja schon wirklich klasse, eine Art Erinnerungsordner, blättern, erinnern – und es taucht dabei ja auch keine einzige Steuererklärung oder sowas auf. Das hat was.

  9. Oh ja, das Papier… ich habe nur noch eine quietschgelbe Heftmappe, in welcher ich nach Thema sortiert alles drin habe, was noch in Papierformat ist: Bezügemitteilung, Versicherungsscheine, wichtige andere Formulare, aktueller Mietvertrag, letztes Zeugnis vom höchsten Abschluss, Zertifikate.

  10. Oh ja so ein leidiges Thema, Papierkram. Ich hab alles in Ordnern, ist mir lieber weil ich da schnell alles finde. Das fast alles Scannen? Ohje da würd ich wohl Jahre dran sitzen. Denn ich bin vorsichtig mit weg werfen von Unterlagen. Grad was die Lebenslaufbahn angeht. Wir hatten das erst vor nem Jahr für die EM Rente für den Mann, daß die auch etliche Nachweise aus der Bundeswehrlaufbahn brauchten. Ich war froh das ich wirklich alles aus der Zeit noch hatte, denn eigentlich war ich der Meinung, och das braucht man doch nicht mehr und wollte vieles entsorgen. Doch brauchten wir. Und das obwohl die ganzen verschiedenen Zeiten, Lehrgänge, Schulungen während der BW Zeit usw. bei der Renteninformation erfasst waren, trotzdem wollten die noch Kopien.
    Nee, ich bin da lieber etwas vorsichtiger, mit dem kann weg 🙂

    1. In dem Bereich sollte man in jedem Fall Ordnung haben – sei es digital oder in Papierform. Ich habe mit etwa Mitte 30 mal eine sog. Kontenklärung bei der Rentenversicherung gemacht. War etwas aufwändig, aber lohnenswert. Gerade in den Anfangsjahren gab es hier oder da noch ein paar Unregelmäßigkeiten, dann nochmal Studium nach jahrelanger Berufstätigkeit. Danach gings in einer Tour durch mit Arbeiten, so dass ich dort seitdem wirklich alles geregelt habe und kein einziges Papierchen fehlt. Was nachreichen, was man nicht mehr hat – sowas wäre echt gruselig.

      1. Ich habe das vor Jahren ebenfalls durchgeführt. Nach xx Jahren weiß man nicht mehr wirklich wo man wie was gemacht hatte. Dadurch konnte ich auch einige Unterlagen loswerden.

        1. Ja, das war genau auch meine Überlegung, sowas kurz vor knapp zu regeln und sich dann durch Papierberge durchwühlen ist sehr mühsam.

      2. Ja das stimmt, Kontenklärung hab ich selbst auch gemacht, nur der Mann hatte es leider nicht, aber nu ist ja zum Glück alles dort 🙂 Ich denk wenn er dann die Rente unbefristet hat, dann kann etliches an Unterlagen weg, solang wart ich aber noch .

        1. Bei diesen Dingen muss man wirklich sehr vorsichtig sein. Ich habe seit letzten Dezember den Antrag auf EU Rente laufen und in den Papieren stand bei einigen Fragen ausdrücklich,
          dass die Kontenklärung der Rentenversicherung, die ich schon lange habe, nicht reicht. Alte Arbeitgeber, Gehalt etc. Die wollten sogar wissen, wann ich bei welchem Amt Bafög beantragt hatte (vor ca. 25 Jahren zurückgezahlt) und von wann bis wann ich bei welcher Krankenversicherung war. Einige davon gibt es gar nicht mehr und man kann nicht mehr nachfragen. Hatte ganz schön zu recherchieren…

          1. Oh ja, genau das! Die fragen einem wirklich Löcher in den Bauch. Ich bin wirklich froh, daß wir alle Unterlagen vom Mann noch hatten, denn die Erwerbsbio ist doch sehr umfangreich gewesen.

  11. Ich habe seit ca. 18 Jahren zwei Aktenordner. Die Dokumente sind mit Zwischenblättern sortiert, ich finde ganz schnell alles, was ich brauche. Die werden regelmäßig ausgemistet. Ich achte drauf, dass immer alles in diese beiden Ordner passt. Ich digitalisiere so gut wie gar nicht. Nervt mich irgendwie extrem, keine Ahnung, warum ich mich da so sperre 🙂

    1. Immerhin haben wir ja die Wahl, wie es am besten gefällt. Das finde ich schon sehr gut. Bei mir ist es z.B. genau umgekehrt. Papierkram sortiert abheften finde ich ganz gruselig.

  12. Liebe Gabi, ein toller Beitrag! Ja, die Archivierung.. man braucht viel weniger als man denkt. Meine Söhne und ich haben zu dritt einen einzigen Ordner, da ist alles von Zeugnissen, über Meldezettel bis hin zu Mietsachen und Belegen. Das reicht. Ich hatte das gleiche Problem mit dem riesigen Locher, den ich nur selten brauchte. Ich habe nun statt dessen einen Mini Locher. Ist ganz dünn (Stanzleistung 2 Blatt) und ist im Ordner wie ein Stück Papier obenauf „abgeheftet“ und er fixiert gleichzeitig die Papiere. Schwer zu erklären, einfach mal googlen. Problem gelöst. Schönen Sonntag!

    1. Oh, einen Ordner zu dritt – das ist sportlich! So einen Minilocher habe ich noch nie gesehen, klingt praktisch – ich brauche ihn nicht, aber die Idee ist super. Man hat ihn gleich da, wo er benötigt wird.

  13. Ich war einmal bei Einstellmappen statt Ordnern, es ist überhaupt nicht praktikabel. Auf den ersten Anschein mag das alles im Regal oder Schrank dünner wirken aber in der Praxis bewährt es sich nicht. Der Karton der Mappen wird immer weicher und wabbeliger, es ist schwierig einzelne Mappen in der Box zu greifen und dann blättert man in einer lose-Blatt-Sammlung. Das ist überhaupt nicht meins. Ich bin dann wieder zu den altbekannten stabilen Ordnern gewechselt, wo man schnell das aufgeschlagen hat, was man braucht. Ich mag Ordner. 🙂

    Das war das Wort zum Sonntag, meine Erfahrungen mit dem Thema Archivierung. 🙂

    Die Begrenzung der Länge und der Schnelligkeit der Kommentare ist mega nervig. Wenn ich jetzt den restlichen Kommentar kopiere und gleich danach abschicke, meckert diese Webseite auch. ;-P

    1. Das meiste meiner Papiere ist Archiv. Da muss ich fast nie dran. Zeugnisse oder diese Sozialversicherungsnachweise z.B.. Da muss ich nichts blättern. Da gehts wirklich nur um Aufbewahrung

  14. Bei den Handyscans bin ich skeptisch. Was die Qualität betrifft und meine Lebenszeit, man ist da immer am herum schieben und schauen ob das Licht passt. Gerade wenn ich ein komplettes Script oder Kochbuch etc. für mich archivieren möchte, dann ist das doch etwas sehr langwierig. Da habe ich aber zum Glück ein neues Gerät auf der Arbeit, wo ich das mal eben reinstecken kann und der ist wirklich sehr schnell und präzise, sogar inklusive des Scannens der Rückseiten ohne das das Gerät das Blatt umdrehen müsste. Das ist schon sehr hilfreich.

    Bei Klarsichthüllen muss man unbedingt darauf achten, dass sie auch für die Archivierung geeignet sind und keine Säure abgeben, denn sonst würden die tollen Zeugnisse irgendwann gelb werden und zerfallen im schlimmsten Fall. Ich mache auch Ahnenforschung, hier ist sachgemäße Archivierung von Originaldokumenten sehr wichtig.

    1. Bei mir gehts mit Smartphone inzwischen sehr einfach. Die Klarsichthüllen habe ich schon weit über 20 Jahre. Da habe ich damals offensichtlich die richtigen gekauft.

  15. Ich habe noch 3 Aktenordner. Bei den Marken Leitz oder Elba sind auch die Metallscharniere sehr haltbar.
    In der Steuerkanzlei bei meinem Arbeitgeber haben wir nur Leitz-Ordner und diese werden täglich hin und her bewegt, da geht nichts kaputt. Klapprig sind die nicht. Auch beim dem Locher schwöre ich auf Metall und Leitz.

    Gehaltsabrechnungen würde ich trotzdem noch so 5 Jahre aufbewahren. Das empfiehlt auch meine Kanzlei, obwohl es keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Privatleute gibt. Manchmal stehen da noch zusätzliche Dinge drauf, ich wäre da generell vorsichtiger. Es ist nicht gesagt, dass das Unternehmen die Abrechnungen Jahre später nochmal ausdrucken kann. Wenn man die für irgendwelche Anträge benötigt. Aber die digitale Archivierung reicht hier sicher. Oft kann man die Zustellung der Gehaltsabrechnungen jetzt schon digital bekommen, z. B. mit Passwort Zugang, wenn man das möchte. So kann man sich das scannen und das Papier von vornherein sparen.

  16. Eine SSD ist von der Technik her genau das gleiche wie ein USB Stick und für die Archivierung eher ungeeignet. HDDs sind haltbarer.
    Mein Surface Tablet arbeitet mit einer SSD (so arbeiten die schneller, starten schneller usw.) und die digitale Archivierung habe ich dann auf HDD.
    Zudem sind SSD wesentlich teurer und es wäre Blödsinn so einen Ferrari für die Archivierung zu nutzen, wenn es auch der gute zuverlässige alte VW kann.
    Ich würde da aber auch immer zwei verschiedene nehmen. Das heißt wenn das Gerät mit SSD arbeitet, dann die HDD als Archivierung aber auch umgekehrt. Das gibt einfach ein besseres Gefühl. Ich denke die reagieren unterschiedlich auf Temperaturschwankungen und die Haltbarkeit im Allgemeinen.

    1. Schwieriges Thema. Bei mir waren es die HDD-Platten und USB-Sticks, die nichts taugten.
      Ich habe ja auch schon Daten verloren. Na dann ist die Rechnung halt vor Ablauf der Garantie weg. Was solls. Früher war das noch schwieriger: Wäre da Wasserschaden oder Brand gewesen, hätte ich keinerlei Kopien gehabt von Zeugnissen etc. Auch Kopierer gibts fürs Normalvolk auch noch nicht ewig.

  17. Der letzte Gedanke. Wenn mir etwas zustößt, muss ein dritter alles regeln. Lebens- oder Unfallversicherung innerhalb 48 Stunden melden. Ist es digital, muss er Zugriff haben.

    Als mein Vater starb, das war irre. Er hatte alle Rechnungen chronologisch eingeordnet. Egal ob ein Paar Socken oder Kaffeemaschine. Die Vertragsunterlagen von Telefon und anderen waren unauffindbar. Sein Vater hatte gar kein Bankkonto. Es kam viel zu spät noch eine Lebensversicherung raus. – Das ist mein Alptraum.

    1. Du hast Recht. Sowas sollte man wirklich überschaubar regeln. Habe ich auch noch nicht….

  18. Ich hab einen Drucker mit 3 Funktionen. Ohne geht es bei mir nicht. Alle die Schreiben. Wechsel der Bank, vorab mailen von Krankmeldungen usw. Der Arbeitgeber will das Original haben, innerhalb von 3 Tage. Bis das oft ankommt, ich mail das lieber.

    Digitalisieren. Ich brauch eine Übersicht, damit ich es finde. Wichtig ist eine Sicherung (oben die Festplatte). Cload mag ich nicht, ich weiß nicht wo der Rechner steht. (Datenschutz!)

    Ich hab im Sekretär ein Fach mit Ordner. Da kommen alle Dokumente und Policen rein. Alle! Nicht jeder schickt die Rechnung online. Ich mag Online nicht. Ich hab eine riesige Kiste mit Betriebsanleitungen. Warum? Meine alte Stereoanlage brauchte ich die, wenn ich die auseinander- und zusammenbaute. Die gabs nicht online zu finden. Das sind dicke Wälzer. Damals nur auf Deutsch. Heute hat man Bücher mit alle Sprachen. Eigentlich steht da nichts drin.

    Wie ich meine Kaffeemaschine entkalke finde ich inzwischen. Doch nicht alle Geräte. Auf auch in den Betriebsanleitungen steht: technische Daten. Anschlüsse usw. Die Technik schreitet unglaublich fort. ISDN wird abgeschaltet. Digitales Fernsehen. G3 ist schon lange out. Ist mein altes Gerät kompatibel oder brauche ich ein neues? Der alte Drucker soll für den neuen Rechner funktionieren. Oder umgekehrt, der Drucker ersetze ich und irgendwann muss ich das Laptop ersetzen. Meine alte Wii …?

    1. Stimmt, bei diesen Betriebsanleitungen habe ich auch schon mal alle anderen Sprachen herausgerissen und nur deutsch behalten.

  19. Ich mag bisher noch lieber die Ordner. Nur so finde ich alles akribisch wieder. Meine 3 Herlitz Ordner klappern zum Glück nicht. Fächermappen gingen noch. Wären platzsparender. Soweit bin ich noch nicht. Die Orignalkartons musst du nur aufheben, wenn du Dinge grundlos zurück sendest. Ich hebe sie nicht auf. Mich ärgern so Zettel, die ich einmal in 23 Jahren brauchte, wie die gemeinsame elterliche Sorge. Beim Schülerba(R)fög.

    1. Originalkartons verwahre ich erst seit kürzerem bei teureren Sachen. Die Geräte gehen heute gerne schon vor Ablauf der Gewährleistung kaputt. Also kann ich den Kram besser zurück schicken

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